對那些想為客戶提供個性化通訊產品和服務的印刷廠來說，它們需要面對很多特殊的挑戰。

首先，它們無法控制客戶內部的IT系統或數據庫，所以系統的兼容性是一個很重要的問題。其次，來自不同行業（從零售業到電信業再到非營利性組織）的印刷買家都擁有各自不同的通訊習慣和目的。第三，商業印刷廠一般都比較擅長文檔輸出，但在需要為文檔添加可變數據的時候，數據的輸入通常會決定著最終產品的外觀、感覺甚至是產量。

由于個性化通訊是一個非常復雜的事情，所以印刷顧問強烈建議商業印刷廠減少對簡單產品的生產，把主要精力投入到對高度個性化產品的生產中去。

所以，當你認真考慮專家的建議并決定向前邁出一步的時候，首先就要搞清楚什么樣的軟件解決方案才能為你的個性化服務帶來幫助。這個問題看起來也許比較復雜，但實際上可以歸納為三個基本要素：功能性、靈活性和增長潛力。

功能性

為滿足不同客戶對個性化印刷的需求，強大而全面的功能是可變數據印刷軟件所必需具備的要素。

你選擇的解決方案必須要能很容易地與你和你的客戶們現有的系統整合在一起，其中包括：遺留和ERP系統，以及存儲在客戶桌面上的圖像和文本文件。

此外，這款可變數據印刷軟件還必須要能簡化個性化通訊材料的創建過程，并能輕松地開發和使用新的文件程序。它應該能讓你幫助客戶把有針對性的信息及時有效地傳播到市場上。為了確保輸出的一致性和印刷廠的收益，這個軟件解決方案應該能讓你快速簡便地創建各種類型的文檔。

靈活性

你必須要找到一個足夠靈活的解決方案，它不但要能滿足你自己和客戶當前的需求，而且還要能滿足你們將來的需要。有些客戶可能會把所有的工作都推給印刷廠去做，例如：數據庫管理和頁面設計等；而有些客戶則愿意自己控制這些生產元素。因此，你最好要找到一個能夠提供協同創作環境——一一個能讓你和你的客戶們進入的通用平臺–的解決方案。這款軟件解決方案應該能簡單快捷地對一個或多個頁面上的內容進行修改和更新，此外，它還要能與你的數字和機械印刷環境相兼容。

隨著印刷廠逐漸把自己的角色從“印刷服務供應商”轉變到“通訊解決方案供應商”，多渠道文檔的生產也就勢在必行了。

最關鍵的是你所選擇的軟件必須要能將文檔發送到多個輸出目的地：印刷機、電子郵箱或客戶的網站等。為了保持印刷廠的經營效率和競爭力，這款軟件應該能幫你創建一個可以用多種格式傳輸的文件。即便你的客戶很想通過多渠道通訊材料與自己的客戶建立起聯系，但重要的企業顏色、經過驗證的文字和圖案以及所有必要的法規材料都應該保持不變。

增長潛力

最后，就是要懷有遠大的理想，并從最簡單的項目開始做起，例如：明信片、銷售材料和零售價目標等。一定要選擇一款具有增長潛力的軟件，這意味著你必須要放棄那些只有幾個簡單功能的初級軟件，因為它們也許很快就會過時；此外，你也不能選擇那些需要你重組生產線的軟件。

最成功的可變數據印刷軟件應該能隨著客戶需求的變化而改變自己的功能。你應該選擇一款不但現在具有你所需的功能，而且以后也能根據企業和客戶需求的變化而對自己的功能進行升級的軟件。在你學習使用這款軟件的時候，必須要接受綜合的培訓和咨詢服務——或者要求軟件開發商為你提供更加全面的服務。你要相信自己選擇的供應商一定是技術上的領導者，并且能成為你真正的合作伙伴，并能通過對產品進行升級來滿足你不斷變化的需求。

復雜性的提高=機會的增加

雖然可變數據技術已經出現了有幾年的時間了，但這項技術的早期用戶大多是生產賬單和發票的事務性印刷廠。將可變數據與高質量商業印刷的審美價值結合起來能幫印刷廠開辟出更加廣闊的應用市場。新的應用和技術能夠利用個性化通訊拉近企業與客戶之間的距離。你選擇的軟件應該具備支持這些活動的能力，并幫助你為客戶創造更多的價值。

相關性不僅是為每一個文件插入一個不同的名字和抵制，也不僅是通過郵政編碼或年齡來對客戶進行分組。相關性要能反映出一個客戶的個人興趣。舉例來說，一個電子零售商可能會向一個在近三個月內購買新相機的客戶發送一個相機配件的營銷手冊，而一家百貨公司可能只會向有孩子的客戶發布玩具的銷售信息。你選擇的軟件應該能讓你和你的客戶預先設定適合自己口味和偏好的相關信息。

一種新的延續

大多數個性化郵件一般都會在傳輸過程中出現問題，營銷者往往只關心郵件的響應率，但很少有人會跟蹤特定客戶的響應率。相關通訊需要接觸——與客戶進行全方位的互動——以便為下一個營銷活動搜集更多的數據。

隨著個性化印刷的廣泛應用，我們也看到了印刷品相關性和與客戶互動性的增強。一個零售商可能會先給客戶發送一個邀請，然后再給它們發送一個折扣券。接著，當這個折扣券在店內被使用的時候，他們就能計算出這次活動的響應率，并對下次的營銷活動進行改進。你現在購買的任何一款軟件都應該能支持這種反饋信息的循環。

很多軟件工具目前都具備了我在上面所提到的部分或全部特征。它們能為印刷廠提供一個為產品增加價值的全自動生產方式，并能將這些價值轉變成企業的收入，使這些企業能夠在現在和將來的印刷市場上找到自己的立足之地。